Контрагент сообщает, что с 2026 года принимает только УПД, а менеджер пересылает бухгалтеру PDF с названием «акт». Прежде чем менять весь документооборот, нужно понять, что именно меняется: утверждённый электронный формат, способ обмена или условия работы с конкретным покупателем.
Практическая задача компании — проверить пригодность документа для своей операции и организовать подтверждение приёмки. Простое переименование файла в «УПД» не решает ни одну из этих задач.
Что изменилось с 1 января 2026 года
Отменены прежние утверждённые электронные форматы товарной накладной и акта работ или услуг по приказам № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@. Для формализованного обмена используется формат УПД версии 5.03, утверждённый приказом № ЕД-7-26/970@. Отмена старых форматов не запрещает бумажные акты и накладные или допустимые неформализованные электронные документы. Это разграничение прямо приведено в разъяснении ФНС. Источники проверены 20 октября 2026 года.
УПД может выполнять функцию первичного документа и совмещать её со счётом-фактурой. Применяемый вариант должен соответствовать операции и налоговым обязанностям сторон; форматы опубликованы в приказе ФНС. Нельзя переносить обозначения из старого бумажного шаблона в настройки XML без проверки используемого формата.
Сначала определите, какой документ пришёл
| Что поступило | Что проверить | Что не следует предполагать |
|---|---|---|
| Формализованный документ в ЭДО | Формат, функцию, подпись, сведения операции | Что успешная доставка подтверждает приёмку |
| Неформализованный электронный документ | Подпись, договорённость об обмене и необходимые реквизиты | Что любой файл по почте достаточен |
| Скан или PDF для ознакомления | Где находится подписанный документ и как его получить | Что изображение подписи заменяет проверку подписания |
| Бумажный оригинал | Содержание, подписи, получение и место хранения | Что отмена электронных форматов запретила бумагу |
Название вложения и его внешний вид не дают полного ответа. Попросите сотрудника указать систему, канал получения и статус подписи. Если документ передан через посредника или личную почту менеджера, восстановите исходную цепочку.
Как проверить УПД по услугам
Начните с фактического содержания: кто оказал услугу, кому, по какому основанию, за какой период и в каком объёме. Затем сопоставьте описание с договором, заказом и подтверждением выполнения. Строка «услуги по договору» может требовать дополнительных сведений для понимания конкретной операции.
Проверьте суммы и налоговые показатели. Не исправляйте расхождение в своей базе так, чтобы оно перестало быть заметно, оставив входящий документ без внимания. Согласуйте исправление с контрагентом и сохраните связь между исходным вопросом и итоговым документом.
Далее проверьте полномочия подписанта и прохождение процедуры приёмки. Кто может принять услугу внутри компании? Кто подтверждает результат и передаёт сведения бухгалтеру? Настройка электронной подписи не заменяет ответов на эти вопросы.
Учебный пример: акт прислали в PDF
Условная ситуация. Подрядчик прислал менеджеру PDF об оказании услуг за месяц. Сотрудник подтвердил в переписке, что работа выполнена, и переслал файл бухгалтеру. Внутреннего номера заказа и сведений о подписанном оригинале нет.
Бухгалтер сначала связывает документ с договором и уточняет способ оформления. Стороны согласуют нужный канал обмена и получают документ с проверяемой подписью либо бумажный экземпляр в применимом порядке. Менеджер подтверждает содержание услуги, а бухгалтер проверяет реквизиты и суммы. Результат фиксируют в реестре: вопрос закрыт конкретным документом, а не пересылкой того же вложения.
При регулярной работе имеет смысл заранее согласовать тип документа и ответственного. Тогда каждое месячное закрытие не превращается в повторный спор о том, нужен ли акт и кто его должен подписать.
Проверка обмена с контрагентом за один рабочий сценарий
- Выберите типовую операцию и определите необходимые документы.
- Согласуйте формат, функцию документа и канал обмена.
- Проверьте карточки сторон, договор и настройки налоговых показателей.
- Пройдите получение, проверку содержания и подписание уполномоченным сотрудником.
- Проверьте загрузку в учётную систему и связь с оплатой.
- Убедитесь, что документ можно найти, выгрузить и предъявить вместе с подтверждениями подписания.
После проверки сохраните короткий регламент и отдельно перечислите исключения. Если отдельный покупатель требует свой порядок, укажите его в карточке контрагента. Не распространяйте частную договорённость на весь поток документов без анализа.
Частые вопросы
Нужно ли всем срочно отказываться от бумажных актов?
Отмена названных электронных форматов сама по себе этого не требует. Проверяют вашу операцию, специальные требования и согласованный порядок обмена.
УПД подтверждает перевозку?
Документ о реализации и документ о перевозке решают разные задачи. Если в операции есть перевозка, её оформление проверяют отдельно.
Как организовать архив после смены формата
Проверьте поиск документов за старые и новые периоды. Сотрудник должен находить комплект по договору и операции независимо от того, какой формат применялся раньше. При смене оператора или учётной системы включите документы и подтверждения подписания в план передачи. Выборочно откройте выгруженные файлы, проверьте связь с записями учёта и определите владельца доступа. Отметка о завершённом обмене полезна только тогда, когда подтверждающие сведения доступны для последующей проверки.
Общий маршрут первички описан в статье «Документы без аврала». Начать проверку можно с чек-листа готовности учёта. Для согласования процесса и закрытия периода обсудите бухгалтерское сопровождение ТОБУ.